Por que gerenciar documentos?
Muitos documentos circulam no interior das organizações. A melhor maneira para armazená–los é tê–los o mais perto possível de quem necessita processá–los. E esse processamento é dinâmico, assim os documentos circulam em lugares diferentes. Após um certo tempo, ninguém sabe onde os documentos estão, e dessa maneira, há perda de tempo para procurá-los.
A solução?
Instalar o programa da InfoFluxo DocMan para o gerenciamento de seus documentos. É fácil e de custo baixo. Com esse programa você registra onde seus documentos (livros, DVD, filmes, álbuns de foto, back–ups, entre outros) circulam, assim como os objetos não–físicos (sítios internet ou boletins digitais) podem ser catalogados.
O programa tem um campo onde você pode registrar o nome do lugar ou mesmo da prateleira onde está o documento. Se um documento registrado é movido para um outro lugar, tudo o que você tem a fazer é mudar este campo.
Cada documento pode ter uma ou várias palavras–chave ou números. Buscando com este identificador, todos os documentos serão encontrados.
Uma equipe de trabalho pode registrar quais assuntos tem interesse. E, com uma mala direta “mailmerge”, você pode mandar semanalmente aos membros da equipe, por exemplo, um correio com os documentos que foram recebidos e registrados.
O programa pode também registrar empréstimos. Você escolhe quais documentos podem ser emprestados e a quem.
Todas as prateleiras, palavras–chave, membros da equipe e empréstimos são registrados nas diferentes tabelas conectadas aos documentos.
O programa é baseado no Microsoft Access e pode ser adaptado às suas necessidades especiais.
Para quem?
Para organizações com uma rede de PCs local. O Microsoft Access tem que ser instalado em cada PC e terá acesso ao programa de gerenciamento de documentos.
Não há nenhum limite quanto ao número de documentos que podem ser registrados.
Portfolio do InfoFluxo
