Uma auditoria de informação
O que é uma auditoria de informação?
Auditar é uma prática de gerência que fornece uma visão geral da situação atual a respeito dos recursos e serviços específicos de uma organização.
Uma auditoria de informação tem por objetivos analisar a situação atual da informação e ajudar a refletir sobre o melhoramento do seu fluxo dentro da instituição.
Uma auditoria de informação focaliza os recursos, os usuários e as suas necessidades de informação, assim como onde as soluções podem ser encontradas
As perguntas centrais são as seguintes:
- Quem faz o quê?
- Quais informações e em quais formatos a organização recebe?
- O que acontece com a informação no interior da organização?
- Quais são as ferramentas, os processos e os custos?
- Há falta ou sobrecarga de informação?
- Há problemas de busca e recuperação?
Porque fazer uma auditoria de informação?
Uma auditoria de informação é um instrumento para ajudar a organização a contar com “a informação correta, no tempo certo, para a pessoa certa e por um custo justo".
A maioria das organizações recebem, processam, armazenam e produzem também muitas informações. Isto não mudará no futuro próximo, ao contrário, tende a crescer cada vez mais com a utilização contínua da Internet e das redes digitais internas e externas.
Uma auditoria de informação traz enormes benefícios, pois diagnostica e identifica os pontos fortes e fracos sobre como a informação flui dentro da organização. Ao mesmo tempo, ela auxilia no foco e na atenção da equipe quanto ao valor e aos benefícios do uso e da partilha da informação.
Por quem?
A auditoria é de responsabilidade de toda a organização. Uma equipe interna mista é uma boa iniciativa e o apoio da coordenação / diretoria é fundamental.